Kā noorganizēt absolventu salidojumu?

2024 Autors: Priscilla Miln | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-02-18 06:19

Absolventu salidojuma vakars, lai arī kur tas notiktu un ko tas pulcētu, prasa nopietnu sagatavošanos un jūtamas izmaksas. Parasti vienam cilvēkam ir diezgan grūti apgūt šādu svētku organizēšanu un sagatavoties tiem.

Tagad viņi bieži izmanto aģentūru pakalpojumus, taču profesionāļu darba rezultāts ne vienmēr atbilst cerībām un var atšķirties no svētku versijas, kuru viņi vēlējās noorganizēt. Tāpēc labāk ir ķerties pie lietas patstāvīgi, vēlams divu, trīs vai četru cilvēku kompānijā.

Kur sākt?

Absolventu sapulces vakaru jāsāk gatavot ar dalībnieku skaita noteikšanu. Tas nozīmē, ka jums ir jāizlemj, kuru vākt - visu numuru, vienu klasi vai grupu. Vai aicināt mācībspēkus un kuram no skolotājiem zvanīt. Visi pārējie aspekti ir atkarīgi no potenciālo pasākuma dalībnieku un viesu skaita.

Tālāk jums ir jāatrod tie visipulcējamie cilvēki. Neatkarīgi no tā, vai plānojat rīkot absolventu vakaru skolā vai studentu ballīti restorānā, dalībnieku meklēšana ir vissvarīgākais, garākais un grūtākais sagatavošanās posms.

Pēc tam, kad ir atrastas visas iespējamās koordinātes, ar cilvēkiem ir jāsazinās vai jāzvana, nevis vienkārši jānosūta viņiem ielūgumi. Tas ir jādara, jo kāds neies, un kāds gribēs nākt ne viens. Jāzvana vai jāraksta skolotājiem. Nevajadzētu jau iepriekš izslēgt dalībniekus, koncentrējoties uz savām idejām. Tas ir, ja, piemēram, absolventu sapulce notiks Maskavā un kāds no potenciālajiem dalībniekiem dzīvo Vladivostokā, jums nevajadzētu patstāvīgi izlemt, ka persona neieradīsies.

Ir nepieciešams precizēt vēlamo laiku un datumu ar katru no vakara apmeklētājiem, arī skolotājiem. Tāpat rūpīgi jājautā par finansiālajām iespējām, proti, jāpajautā, cik cilvēks ir gatavs atvēlēt pasākuma organizēšanai.

Pēc šiem sākuma posmiem organizatoriem būs pilns pasākuma viesu un dalībnieku saraksts, kurā būs informācija par viņu brīvo laiku un finansiālajām iespējām.

Kas tālāk?

Nākamajā posmā jānosaka absolventu sapulces vakara vieta, laiks un aptuvenais scenārijs. Tas nav grūti izdarāms, ņemot vērā aptuveno budžetu un dalībnieku skaitu. Šajā posmā budžets būs “jāpārskata” divas reizes, kā arī dalībnieku skaits.

Pirmais, par ko jāsāk domātscenārijs - vietas izvēle. Ja pasākumā tiek gaidīti vairāk nekā simts cilvēku, bet budžets ir mazs, ar minimālu pasūtījumu “apmeklētājiem” jāīrē kafejnīca vai neliels klubiņš. Proti, vienoties ar iestādes saimniekiem, ka cilvēki paši pasūtīs dzērienus un ēdienus. Šī īres metode ievērojami samazinās iestādes apmaksas izmaksas.

Vēl viena iespēja ir pavadīt absolventu tikšanos skolā vai institūtā. Taču ne vienmēr šāds pasākuma organizēšanas veids ir ekonomiskāks par iestādes nomu. Lai svētki būtu pilnvērtīgi, būs jāklāj bufetes galdi, tas ir, jāiegādājas alkohols, ēdiens vai gatavas uzkodas. Iegādājoties pārtiku, būs nepieciešams cilvēks, kurš gatavos. Jums būs nepieciešami galdauti, trauki un daudz kas cits. Arī pēc svētku beigām vajadzēs visu iztīrīt. Papildus izdevumiem un apgrūtinājumiem pasākuma rīkošanai skolas ēkā ir vairāki būtiski trūkumi, piemēram, laika un datuma ierobežojumi, nepieciešamība pārvietot un pārvietot mēbeles, jo atmosfēra nav paredzēta svinībām.

Labākais veids, kā pavadīt absolventu tikšanās vakaru, ir apvienot skolas vai institūta apmeklējumu ar ballīti restorānā. Svinīgā daļa var notikt skolas aktu zālē vai skolēnu auditorijā, bet pašu jautrību pārnest uz restorānu vai kafejnīcu. Ar šo izvēli vispirms jānoskaidro datumi un stundas, kurās izglītības iestāde varēs rīkot pasākumu, apvienot to arlaika periodu, ko izvēlas lielākā daļa dalībnieku, un faktiski izvēlieties datumu.

Izvēlēto datumu un laiku uzreiz nesaskaņojiet ar administrāciju, bet vienojieties tikai iepriekš. Tas nepieciešams, lai pie izglītības iestādes, pastaigas attālumā atrastu piemērotu kafejnīcu uz izvēlētu laiku. Tas ir ļoti neērti, ja institūts vai skola atrodas lielā attālumā no restorāna. Šajā situācijā daži neaizies uz svinīgo daļu, bet citi uz jautrību.

Tomēr tuvējā kafejnīcā izvēlētais datums vai stundas var būt aizņemtas, bet cits datums ir brīvs, kas arī ir ērti. Tāpēc iepriekš jāvienojas ar izglītības iestādi un tikai pēc restorāna galīgās izvēles.

Tagad varat sākt izstrādāt scenāriju, atkal izmantojot viesu sarakstu un datus par viņu finansiālajām iespējām. Tas nepieciešams, lai noteiktu sacensību skaitu ar balvām, vakara ēdienkarti, kas tiks pasūtināta iepriekš, un citus līdzīgus momentus. Absolventu tikšanās vakara scenārijs, kurā piedalīsies tikai desmit cilvēki, pat ja “+1” versijā, ļoti atšķirsies no pasākuma programmas divdesmit klasesbiedriem un izrādīsies pavisam citāds. no simts cilvēku pulcēšanās.

Tomēr tiem visiem ir vienāda struktūra:

• svinīgā daļa;
• pāreja uz restorānu vai vienkārši pārtraukums pirms bufetes sākuma;
• parastais laiks;
• oficiālās beigas;
• "pēc pastaigas".

Scenārija izvēles stadijā atbilstoši budžetam unviesu skaitam nevajadzētu iedziļināties katras preces aizpildīšanas detaļās, bet gan sadalīt līdzekļus. Visvieglāk to izdarīt, sākot no tā, kuras izmaksas var aprēķināt ar maksimālu precizitāti, piemēram, no svinīgās daļas. “Dzīvošana” vispār nav jāiekļauj budžetā, taču, ja ir brīva nauda, tad atvadīšanās laikā ir pilnīgi iespējams ikvienam pasniegt tematisku kokteili. Budžeta ziņā visneskaidrākā vienmēr ir vakara galvenā daļa, tā, kas norit pēc scenārija un ietver dažādus konkursus, loterijas un balvas. Tāpēc tas ir jāatstāj beigās un, izvēloties, ar ko to aizpildīt, jāvadās no tā, cik daudz naudas paliek.

Tā rezultātā jūs iegūsit diezgan detalizētu finanšu tāmi. Tam jābūt skaidri uzrakstītam, lai tad, kad dalībnieki uzdod jautājumus par to, kāda nauda no viņiem tiek iekasēta, nemēģināt stāstīt vakara saturu, bet vienkārši nosūtīt sauso numuru sarakstu kurjerā vai pa pastu. Tas ietaupīs jūsu nervus un atturēs aizdomīgos klasesbiedrus no kaulēšanās ar kolekcionāru.

Pēc tam, kad līdzekļi ir savākti, jums vajadzētu sākt īstenot plānu. Pie liela pasākuma viesu skaita parasti tiek prasīti dažādi svētku elementi un atribūtika. Nevajag visu darīt pēc principa “kā iet”, laiks un pirkumi vai pasūtījumi ir jāplāno, tā ir daudz ērtāk un ar skaidru grafiku nekas neaizmirsīsies.

Kā noturēt oficiālo daļu?

Svinīgās daļas saturs ir atkarīgs no tā, cik skolotāju būs un kurš tieši plānobūt klāt. Piemēram, institūta rektors vai katedras vadītājs, skolas direktors absolventu sapulces vakarā vienmēr saka runu, kas atklāj pasākumu. Tā ir tradīcija, kas jāievēro. Ja nav “augsto rangu”, un klāt ir tikai klases audzinātājs vai vairāki priekšmetu skolotāji, tad vakara atklāšanas un visas svinīgās daļas vadīšanas tiesības pāriet tā rīkotājam. Nav svarīgi, kurš no skolotājiem ieradīsies uz pasākumu, visiem, kas apmeklēja skolotāju absolventu salidojuma vakaru, tiek pasniegti ziedi un piemiņas pateicības raksti.

Svinīgajai daļai nevajadzētu būt garai, taču tai nevajadzētu būt arī pārāk īsai. Optimālais laiks ir 30-40 minūtes. Saturs varētu būt:

• atklāšanas runa vai režisora runa;
• piemiņas diplomu vai sertifikātu izsniegšana, bet tikai ar nelielu dalībnieku skaitu, ja ir vairāk par divdesmit cilvēkiem, tad apliecības tiek izsniegtas pēc oficiālās daļas pabeigšanas, izejot no zāles;
• skolotāju vārdi, un pēc skolotāju beigšanas jādāvina ziedi un skaisti noformēts "pateicības papīrs", tas pats attiecas uz direktoru vai administrācijas pārstāvi;
• pabeigšana un uzaicinājums doties uz restorānu (jāatgādina adrese un jāpasaka, ka tā ir ielūgumā).

Ja kāds no absolventiem vēlas ko teikt, tad tas tiek darīts pēc skolotāju uzrunām un pirms svētku organizatora noslēguma runas.

Ja ir iespēja iestudēt svinīgo daļu, tad tas jādara bez kļūdām. Vienmēr var būt kādas nianses, kas realitāti atšķir no uz papīra rakstītā scenārija. Runu ilgums, nestrādājošs mikrofons vai tam paredzētā statīva trūkums un citi sīkumi, ko nevar ņemt vērā plānojot. Tie būs redzami mēģinājumā, un tos var labot vai novērst.

Jūs varat pabeigt svinīgo daļu, ne tikai runu. Labs risinājums būtu dziedāt dziesmu. Absolventu tikšanās vakarā, ja izglītības iestādē nav himnas, var sagatavot jebkuru piemērotu tēmu un ne pārāk garu dziesmu. Tā teksts un paskaidrojums tam jānosūta katram dalībniekam kopā ar ielūgumu. Tomēr, ja vēlaties, varat to pavairot, izsniedzot izdruku ar vārdiem pie ieejas zālē. Ja plānots izmantot nozīmītes, tad tās arī visiem tiek dotas pirms oficiālās daļas pie ieejas.

Kas būs nepieciešams oficiālajai daļai?

Ir obligāta pasākuma oficiālā posma atribūtika, kas nav atkarīga no dalībnieku skaita vai budžeta lieluma. Tie ietver:

• ziedi visiem skolotājiem;
• piemiņas diplomi vai "absolvēšanas sertifikāti";
• pateicības raksti skolotājiem.

Tas ir tonālais krēms, bez kura neiztikt. Diplomus un diplomus var pasūtīt jebkurā no reklāmas aģentūrām vai tieši tipogrāfijās. Tomēr tiešam pasūtījumam no printeriem, lai arī lētāk, būs nepieciešama neatkarīga izkārtojuma sagatavošana. Tas nav tikai zīmējums, kas izgatavots jebkurā programmā, šādiem izkārtojumiem ir vairākas prasības. Bez izpratnes par to, kātas ir drukas izkārtojums, kas tiek veikts, to nevajadzētu darīt, jo rezultāts būs jāmaina, nevis iespiedmašīnu vainas dēļ. Tas ir, jums būs jāmaksā divreiz.

Papildus obligātajiem atribūtiem tādi notikuma elementi kā:

• nozīmītes ar vārdu, klasi vai citu informāciju;
• aktu zāles, foajē un citu vietu, caur kurām izies absolventi izglītības iestādē, noformējums;
• izdrukājiet dziesmu vārdus, ja nepieciešams.

Gadījumā, ja ārā ir auksts un slidens un restorāns atrodas tālu no vietas, kur sākās absolventu tikšanās vakars (piemēram, februāris vai marts nav labvēlīgs garām pastaigām), var iznomāt transportu. Par autobusu nomu obligāti jābrīdina ielūgumos, jo cilvēki var atteikties izmantot savu auto, uzzinot par transporta pieejamību "no durvīm līdz durvīm".

Pāreja uz restorānu: vai ir iespējams to ar kaut ko aizpildīt

Piepildīt ar saturu pārejas laiku no izglītības iestādes uz svinību vietu vai nē, ir individuāls jautājums. Tas ir atkarīgs no daudzām niansēm, piemēram:

• oficiālās daļas ilgums un noslodze;
• laiks un gadalaiks;
• transporta vai pastaigas pieejamība;
• laiks, kas nepieciešams, lai nokļūtu restorānā;
• dalībnieku skaits.

Labos laikapstākļos un vasarā ir iespējams pa ceļam izmantot klaunus, lelles dabīgā lielumā, mīmus ar baloniem un tamlīdzīgipavadījumā. Tas sagatavo viesus svētku vakaram. Tomēr, ja ceļš ir pārāk īss, piemēram, jums vienkārši jāiet uz pretējo ielas pusi, tad jums tas nav jāaizpilda ar neko.

Izbraucienam ar autobusu, kas ilgst vismaz 20 minūtes, varat izmantot klaunu vai jebkuru citu mākslinieku, kurš stāsta jokus "tēmā" vai, vēl labāk, uzstājas stand-up žanrā. Tas pats žanrs ir optimāls pasākuma galvenajai daļai.

Tomēr, ja ir mazāk par desmit cilvēkiem, tad šāda izklaide pa ceļam ir pilnīgi bezjēdzīga.

Kā pavadīt lielāko daļu vakara?

Struktūra, kā iestādē notiek izlaiduma balle, gadu vēlāk sanāk vai desmit gadus pēc izlaiduma, ir tāda pati. Bet pasākuma dalībnieku skaits ietekmē svētku struktūru. Ja ir vairāk par 10-15 cilvēkiem, būs nepieciešams vadītājs. Ja ir 5-7 dalībnieki, tad toastmaster pakalpojumi nav nepieciešami.

Visiem konkursiem, loterijām vai citām izklaidēm obligāti jāatbilst vakara tēmai, kā arī dzeršanas runām. To panākt ir vienkārši, vienkārši izmantojiet dažus tematiskos elementus skriptā.

Pasākuma struktūra varētu būt šāda:

• organizatoram jāsaka īsa vakariņu runa, citiem vārdiem sakot, jāatver svētki;
• šotos tostus vajadzētu adresēt konkrētiem cilvēkiem un ziņot par viņu pagātnē sasniegto, protamsnu paši absolventi prot runāt, ekspromt;
• starp glāžu celšanu notiek konkursi, notiek mākslinieku vai dalībnieku priekšnesumi vakarā;
• pirms slēgšanas jārīko izloze ar rotaļīgām balvām, piemēram, ar sertifikātu par tiesībām vadīt un organizēt nākamo tikšanos.

Organizators saka pēdējo tostu. Tajā jāpateicas atnākušajiem, jāpauž pārliecība par savlaicīgu tikšanos un jāpaskaidro, ka restorāns ir pilnīgā visu to, kuri vēlas turpināt izklaidēties, rīcībā, protams, norādot laiku. Tas nozīmē, ka oficiālā daļa ir jāaizpilda vismaz 2 stundas pirms nomas perioda beigām.

Ko teikt "uzrunas" tostos?

Apsveikumi atkalredzēšanās vakarā daudz neatšķiras no tostiem citos svētkos. Tas ir, tā ir īsa runa, kas satur patīkamus vārdus par kādu, runājot par šīs personas sasniegumiem un aicinot viņu dzert.

Var runāt par jebko, bet, protams, jābūt gatavam. Ikvienam ir sasniegumi. Piemēram, ja izcils students un aktīvists kļuva par mājsaimnieci, tad jāatceras ģimenes vērtības un jāuzsver, ka māja ir vissvarīgākā lieta, kas cilvēkam ir. Ja klasesbiedrs rūpnīcā strādā par mehāniķi, jārunā par vienkāršu profesiju vērtību, bez kurām nav iedomājamas visas mūsdienu dzīves ērtības. Tas ir, mērķtiecīgiem tostiem vajadzētu paaugstināt cilvēka pašcieņu un iepriecināt viņu.

Pēc šādām runām jāizsniedz diploms "Par sasniegumiem". Bet tas jādara tikai tad, ja grauzdiņibūs gatavs katram no viesiem. Ja ballītē ir simts cilvēku, nav jāgatavo diplomi. Bet pašiem tostiem vajadzētu izrunāt. Tie ir jāizdomā apmēram pusei dalībnieku. Pēc katras šādas runas viesus vajadzētu provocēt uz tādām pašām runām par saviem klasesbiedriem.

Tādējādi mūžīgais jautājums par to, kam dzert, tiek pilnībā noņemts, un katrs no uzaicinātajiem svētkos jūtas vajadzīgs, nevis lieks.

Ko iekļaut programmā?

Optimālākais šādu pasākumu programmas variants ir pašu dalībnieku priekšnesumi. Taču lielākā daļa cilvēku mēdz noraidīt piedāvājumu uzstāties, tāpēc organizatoriem tas būtu jāslēpj ar konkursiem vai loterijām.

Tas ir, kā balvas par uzvaru konkursā, uzvarētājam ir, piemēram, jālasa dzeja. Absolventu tikšanās vakaram, kas notiek pēc šāda principa organizētas programmas, jāsagatavo iepriekš nodrukāti teksti. Ne visi cilvēki iegaumē nevienu dzejoli.

Jūs varat iztikt vispār bez konkursiem un spēlēt izrādes loterijas vai forfeitu veidā. Var noorganizēt izsoli. Tas ir, dalībnieks iegūst iespēju kādam pārdot savas runas tiesības, un nauda par šo partiju būs nākamā atkalapvienošanās vakara budžeta sākums, kura datums, protams, ir jāpaziņo, jo piemēram, nākamgad.

Kā sagatavot runu?

Šis jautājums bieži mulsina pat pedantiskākos un talantīgākos organizatorus. Patiesībā viss ir vienkārši. Vārdi atkalredzēšanās vakaramnevajadzētu būt pretenciozam, sirsnīgam un laipnam. Ar to pietiek.

Runa nedrīkst kavēties. Svinīgās daļas atklāšana ir diezgan 5-7 minūšu laikā, protams, ja direktors vai kāds no “svarīgajiem” skolotājiem uzrunu neuztur. Tos nevajadzētu ierobežot laikā – tas ir nepieklājīgi. Noslēguma oficiālā runas daļa ilgst 4-5 minūtes, to var sākt ar vārdiem: “Sākas mājupvakars”, “Tagad ejam uz restorānu un izklaidēsimies” un citu informāciju, piemēram, par autobusiem. vai iestādes adrese.

Pirmais tosts ir pilnīgi simbolisks, un tam vajadzētu izklausīties vienkārši: “Puiši! Šeit mēs esam redzējuši viens otru! Svinēsim to! Uzrunas tosti sastāv no vairākiem teikumiem un aizņem 2–4 minūtes.

Grūtības ar galda runām var izvairīties, nolīgstot vadītāju vai pēc iespējas vairāk izmantojot pārējos dalībniekus.

Ko nevajadzētu aizmirst?

Plānojot vakaru, jāatceras trīs nianses, piemēram:

• organizē foto vai video uzņemšanu;
• meklēt saimniekdatoru;
• sūtu ielūgumus.

Noalgojiet fotogrāfu un/vai videogrāfu. Šī ir ļoti svarīga sanāksmes daļa. Turklāt jums vajadzētu pasūtīt pakalpojumus visam vakaram - no svinīgās oficiālās daļas līdz “pēc pastaigai”. Pēc tam viņa darba rezultāti elektroniski jānosūta visiem pasākuma viesiem.

Noalgojiet vadītāju ballītēm, kurās ir vairāk nekā 10 cilvēki. Galu galā arī pats organizators ir absolvents un viņam vajadzētu izklaidēties, nevis sekot programmai unviesu noskaņojums.

Ielūgums jāizsniedz, tajā iekļaujot visu nepieciešamo informāciju: tikšanās laiks un vieta, restorāna nosaukums un adrese, autobusa pieejamība, ja to plānots īrēt, dziesmas vārdi, protams, ja šis elements ir iekļauts scenārijā utt.

Ielūgumi nav jādrukā, daudz vienkāršāk ir tos izsniegt elektroniskā formā un nosūtīt pa Messenger vai e-pastu.